Выбор стандарта процесса управления и информационной системы для автоматизации процессов небольших предприятий

Selection of a standard management process and information system for automating small business processes

Авторы работы:

Алфимова Екатерина Константиновна
Alfimova E.K.
alfimovakaterina@gmail.com

Ермоленко Ксения Сергеевна
Ermolenko K.S.
ks_ermolenko1@mail.ru

Крастина Светлана Александровна
Krastina S.A.
svetkom1000@yandex.ru

Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ»
Россия, Москва

Аннотация.

Тема данной статьи – процессы управления мероприятиями. Работа проведена на основе детской библиотеки.
Цель работы внедрение автоматизированного решения для поддержки управления мероприятиями и занятости помещений. Это может осуществляться за счет увеличения скорости организации мероприятий, работы с партнёрами, а также автоматизации некоторых функций для удобства работы.
Задачами являются минимизация совершения ошибок при заполнении заявок сотрудникам. Что будет показывать больший потенциал людей на продуктивную деятельность. Привести данный отдел библиотеки к более эффективной работе со сторонними участниками.
Данная работа состоит из двух частей: первая — анализ систем проектного управления, вторая — выбор информационной системы для работы в государственном бюджетном учреждении, связанным со сферой культуры и образования.
В первой части описываются процессы проектного управления, пяти стандартов — PMBoK, Prince2, P2M, MSF и ГОСТ.
Вторая часть описывает информационные системы, конкретные четыре популярные ИС – Trello, Google disk, Slack, Bitrix и итоговое обоснование выбора того или иного способа для разработки проекта в детской библиотеки.
Заключение содержит основные выводы, сделанные на основе написанной работе.

Annotation.

The theme of this article is event management processes. Work was carried out on the basis of a children’s library.
The purpose of the work is the introduction of an automated solution to support event management and occupancy of premises. This can be done by increasing the speed of organizing events, working with partners, as well as automating certain functions for convenience.
Tasks are minimization of making mistakes when filling out applications to employees. What will show the greater potential of people for productive activities. To lead this department of the library to more efficient work with third-party participants.
This work consists of two parts: the first is the analysis of project management systems, the second is the selection of an information system for work in a state budgetary institution related to the sphere of culture and education.
The first part describes the processes of project management, the five standards — PMBoK, Prince2, P2M, MSF and GOST.
The second part describes information systems, specific four popular IS — Trello, Google disk, Slack, Bitrix, and the final rationale for choosing one or another method for developing a project in a children’s library.
The conclusion contains the main conclusions made on the basis of the written work.

Ключевые слова: информационные системы, стандарты управление бизнес-процессами, базы данных, Enterprise Architect.

Keywords: information systems, business process management standards, databases, Enterprise Architect.

В рамках данной статьи проводится анализ управления проектами, а также их функционирование на основе библиотеки. Одним из самых важных БП в последнее время стала организация мероприятий на данной площадке как своими силами, так и при поддержке сторонних партнёров. Ведь на площадках библиотек проводят различные мастер-классы, кружки и выставки. За последнее десятилетие были введены многие программы учёта фонда и книговыдачи. Именно сейчас возрастает внимание вокруг процесса создания мероприятий и контакта с его участниками на площадке библиотек. Этот совокупный процесс мало изучен. Государство сейчас предлагает всестороннее образование на базе уже привычных библиотек. Они расположены в городах в каждом районе. Но если посмотреть на процент городского населения Российской Федерации, то мы можем увидеть очень большим этот процент 80,9%, что доказывает существования множества площадок для полноценного развития подрастающего поколения.

Введение в организацию чёткой и структурированной формы управления процессом планирования мероприятий позволит расширить диапазон занятости, сократит время сотрудникам на стандартные функции и в дальнейшем сократит финансы на выполнение обязательных отчетностей. Структурированный анализ этих процессов позволит добиться минимизации потерь и совершения ошибок. ИС должна поддерживать такие важные компоненты, как базы данных с сотрудниками, их графиком, ответственность их за выполнение процессов, список партнёров, проведенных и запланированных мероприятий, формы для заполнения отчётности и стандартных форм на организацию мероприятий.

Проект в бизнесе – это набор некоторых действий, которые направлены на стремительное, уникальное развитие какого-либо процесса в компании, а также достижении намеченных целей. Любой проект можно разделить на несколько этапов: старт или как говорится точку отсчета; конкретную цель, которая должна быть выполнена в ходе реализации проекта; а также непосредственное завершение, когда цель достигается или время работы над проектом подходит к логическому завершению. Каждый проект уникален, и в любом отдельно взятом случае необходим индивидуальный подход. Некоторые ученые утверждают, что проект нужно считать, как временное предприятие, которое создается для каких-либо специфических товаров или услуг.

Процесс проектного управления существует для достижения целей, а также внесения изменений в процессе управления проектом в случае отклонения от первоначально задуманной конструкции.

Считается, что данный процесс подразделяется на 3 стадии, а также имеет спиральный цикл развития. Что позволяет отслеживать процесс изменения и движения проекта.

• Первым этапом является изучение стандартов и методологий, которые лягут в основу проекта, станут его скелетом. Здесь следует опираться на опыт предшественников, которые возможно выполняли эту работу в прошлом множество раз.
• Вторым этапом считается практическое применение или адаптация стандартов. На этом этапе обычно выявляются все индивидуальности и сложности проекта, которые обязательно должны быть учтены при формировании итоговых сроков окончания проекта и продолжительности выполнения запланированных работ.
• Третьим и заключающим этапом цикла управления проектами считается практическое применение навыков и опыта, которыми обладают передовые менеджеры в конкретной области. Они могут подтолкнуть на нестандартные решения, вследствие которых проект может достаточно сильно продвинуться в своем исполнении.

Однако, следует быть осторожным в плане применения субъективных навыков и опыта, так как не каждый совет может быть применим для проекта. Так же не следует забывать и о внешних факторах, способных как поднять проект на новый уровень, так и опустить его до точки невозврата.

В современном мире, на данный момент существует большое количество подходов к процессу проектного управления в рамках данной работы будут рассмотрены следующие методологии: PMBoK, Prince 2, P2M, MSF и ГОСТ Р 54869― 2011.

PMBoK

Одно из самых популярных пособий по управлению проектами A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Руководство к своду знаний по управлению проектами). Всемирную популярность руководство приобрело за счет того, что первым обобщило воедино совокупность всех знаний, накопленных ранее об управлении проектами. Все руководства стали стандартами в своей области за многие годы, однако они носят везде только рекомендательных характер. Данный свод знаний опирается на огромный опыт мировых компаний и крупных корпораций в Соединённых Штатах Америки, ведущих множественные операции за рубежом.

Если мы обратим внимание на успешность некоторых проектов, большая часть из них применяла методики управления, которые содержит PMBoK. Каждая компания применяет описанные в своде по-своему, интерпретируя все под свои позиции на рынке, ресурсы, которыми обладает, человеческие ресурсы, сроки и саму важность проекта. Так же PMBoK затрагивает не только внутренние процессы самих проектов, но и их непосредственную деятельность с бухгалтерией, юристами, Научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами и другими областями.

В 1986 году в США были обработаны тысячи, а возможно и сотни тысяч проектов успешных и провальных, где разделение этапов было выделено в отдельные стадии, и выявили основные самые продуктивные моменты из них. Таким образом именно в этом году Институт управления проектами издаёт свое первое издание A Guide to the Project Management Body of Knowledge. На тот момент это прорывным пособие по управлению проектами. В течение практически десяти лет его дорабатывали в процессе применения его в реальных условиях специалисты из Института управления проектами. Только в 1994 году была опубликована первая версия PMBoK.

С этого момент прошло уже достаточно много времени и свод общих знаний в сфере управления проектами претерпело 6 редакций изменения. Они далее выходили в 1996, 2000, 2004, 2008 и 2013 годах. Последняя шестая версия вышла 6 сентября 2017 года.

Представители PMI из США в ходе изучения проектной деятельности компаний вывели 9 областей знаний управления проектами. Именно эти 9 частей составляют полноценное успешное управление и контроль проекта, охватывающий всю деятельность. Невозможно грамотное управление только одной частью проекта. У менеджера будет сформировано ограниченное представление, что в дальнейшем может проект понесет колоссальные убытки, но и возможен полный провал всего проекта.

Все 44 процесса управления проектом теоретически могут быть применены в реальных условиях, однако следует помнить, что этого может оказаться слишком много и чрезмерное использование заимствованного опыта может быть катастрофичным для проекта. Важно помнить и адекватно оценивать свои цели и фактические возможности компании. Возможно, некоторые компании не будут в своей деятельности употреблять все процессы.

Prince2

Prince 2 – это вторая версия стандарта, разработанного в Великобритании в 1989 году, основной успех данная система проектного менеджмента сыскал в странах Британского мира, однако имеет широкое применение в Европе, а так же в России. Prince 2 был разработан в государственном секторе, с участием более 150 различных частных компаний и представителей проектного менеджмента

Основные преимущества Prince 2 – это методологическая гибкость, сильный контроль над проектами, а также четкое распределение ролей среди членов команды.

Prince2 работает по принципу “Трех семерок”: семь компонентов, семь процессов, семь принципов. Однако, следует помнить, что при применении «Трёх Семерок» существует ряд ограничений: деньги, время, выгода, качество, риски, содержание проекта. Иначе целесообразность всего проекта становится максимально бесполезной. Невыполнение одной части из них ведет к большим потерям проекта в целом.

P2M

Третьим стандартом, который рассматривается в данной выпускной квалификационной работе является стандарт P2M по управлению проектной деятельностью компаний.

Он является не менее популярным, предыдущий стандарт PMBoK. Данный стандарт создавался на основе практически двадцатилетнего наблюдения за японскими компаниями того времени. Они учитывали положительный и негативный опыт, что явилось базой для этого стандарта.

Идеей, положившей начало для создания P2M считается ценность и результат. Если же не будет результата, то и сам проект будет считаться бесполезным. Японцы считают, что большие победы начинаются с малых. Тем самым прикладывая к личному выполнению работ большие силы и старание. Стандарты других стран не делают такой акцент на общей и частной ценности проекта.

Корпоративный стандарт управления работами в проекте указывает на четыре важнейших аспекта при его создании:

• Создание гармоничной команды, разделяющей общие ценности, готовой брать на себя ответственность за определенный участок работы. При этом грамотно подобранная команда специалистов в своей области имеет самомотивацию за счет внедрения инновационных технологий в бизнес и применения в привычных задачах творческого и нестандартного подхода. Подобных ход работ очень ценится и поддерживается руководителями организаций.
• Технологии в Японии развиваются столь стремительно, что под конкретные запросы возможна разработка революционно новых продуктов или же модернизация старых моделей. Это же является неоспоримым стимулом для генерирования совершенно новых продуктов, услуг и технологий.
• Ещё Адам Смит говорил, что ресурсы не могут быть бесконечными. Жители Японии успешно пользуются этим правилом и не злоупотребляют этим. Все ресурсы надо расходовать разумно, придерживаясь четко выверенного финансового плана.
• Устранение внезапных рисков является не менее важной чертой, чем все остальные три вышеуказанных пункта. Проект должен быть просчитан со всех сторон, чтобы внезапный риск не был таким внезапным, а форс-мажор не приносил катастрофических убытков для организации.

Данный стандарт появился как следствие кризиса 1990ых годов, именуемым «Потерянным десятилетием». Это считается, как ответная реакция экономики на столь продолжительные события негативного характера для фирм.

Первая редакция стандарта была выпущена в публичный доступ в ноябре 2001 года. Хотя общая систематизация работы началась только в 1999 году, анализируя накопленный опыт фирм и корпораций с начала 1980ых.

Ещё одной ярко отличающейся чертой свода знаний и стандартов P2M является определение миссии. Тем самым ценность выходит все-таки на первый уровень значимости при создании проекта.

MSF

Microsoft Solutions Framework представляет собой общую методологию для разработки и внедрения многих инновационных решений в IT сферу. Пакет этих руководств создавался на опыте консультантов Microsoft, которые работали над крупными проектами в компаниях по всему миру. По этой причине методология имеет не только теоретическую направленность, но и практические советы по её использованию.

Выпущено MSF было в 1993 сразу после окончания Холодной войны, когда бизнес и коммерция начинают развиваться стремительными темпами. Методология разработки проектного управления с самого её начала предполагалась как практические применение накопленного опыта экспертами компании Microsoft. Основная задача методологии в строго определенные сроки и ограниченном бюджете создать качественный проект, который отвечал бы всем целям и миссиям, закладываемым в самом начале.

Всего существует 4 версии методологии, которые были выпущены в 1998, 2001, 2005 годах. Последняя версия привнесла достаточно много изменений, где предполагается оперировать набором выведенных ценностей, а не строго определенными формулировками правил. Все члены команды обязаны быть введены в процесс создания проекта и иметь многопрофильность для выполнения параллельной работы и общей интеграции полученного результата. В последней версии появилось непосредственное разделение MSF for CMMI Process Improvement и MSF for Agile Software Development.

ГОСТ Р 54869― 2011. Требования к управлению проектом.

Данный стандарт был утвержден и введен в действие 22 декабря 2011 года. Он определяет некий набор требований, которые в зависимости от видов варьируются и считаются обязательным. Эти правила поступают с самого запуска проекта до его окончания, а также распространяются на его период до и после. Все эти меры предназначены для успешной реализации проекта, вне зависимости от формы и заказчика.

ГОСТ определяет основные 4 группы ролей без которых не может быть совершен проект: заказчик, руководитель и куратор проекта, а также команда, занимающаяся реализацией проекта.

После формирования ролей строится скелет основных процессов, которые будут происходить при воплощении в жизнь проекта с его начала до завершения. При этом важно осознавать совокупность ресурсов, которыми располагает рабочая группа проекта.

При процессе инициации проекта одним из важных критериев является формализация и запись всех вводных данных. Процесс планирования проекта имеет в себе несколько составляющих: планирование содержания, расписания, бюджета, персонала, а также планирование процессов закупок, реагирования на риски, обмена информацией и управления изменениями.

Исполнение проекта должно иметь строгие рамки отчетности в рамках правил, описанных в самом начале. Любой проект направлен на получение конечного продукта. По этой причине коррективы при реализации допустимы, но должны быть строго зафиксированы документально. После каждого этапа все документы, связанные с исполнением, актуализируются в соответствии с нормами отчетности.

Контроль за исполнением проекта главным образом отвечает за соблюдение планов и сроков. Постоянный мониторинг деятельности минимизирует риски отклонения от разработанной концепции проекта. Завершение проекта происходит как физически, так и формально. Заказчик, получив готовый продукт подписывает акты приема-передачи готовой продукции.

Данный стандарт содержит требование к формированию и ведению документации: актуальную документацию, определенные сроки сдачи отчетности, дополнительные соглашения о неразглашении информации.

Выбор стандарта для работы предприятия

Каждый из всех вышеперечисленных стандартов имеет как свои плюсы, так и недостатки. Для выпускной квалификационной работы необходим один стандарт, которого следует придерживаться. Для этого создаются и вводятся переменные Q, которые будут отвечать за выбор. Стандарт, который наберет наибольшее количество баллов будет использован при проектировании web-приложения для Центральной библиотечной сети. Чем больше баллов в сумме набрал стандарт, тем выше возможность его использования при реализации проекта.

• Cтоимость (Q1). Q1={3,2,1,0}, где 3 – бесплатное, 2 – до 3 тыс.руб., 1 — до 5 тыс.руб., 0 – более 5 тыс.руб..
• Применение (Q2). Q2={2,1,0}, где 2 – небольшое предприятие, 1 – среднее, 0 – большое.
• Глубокое внедрение инновационных технологий (Q3). Q3={1,0}, где 1 – не внедряется, 0 – нахождение без внедрения, только БП и web-приложение.
• Распространение в России (Q4). Q4={2,1,0}, где 2 – использование многими компаниями, 1 – среднее распространение, 0 – практически не используется.
• Объем для восприятия (Q5). Q5={2,1,0}, где 2 – много доступно описано, 1 – кратко, доступно описано, 0 – не воспринимается.

Распределение баллов по каждому стандарту приведено в таблице 1

Таблица 1 «Выбор стандарта для использования»

Prince2 считает стандартом широкого применения, однако основным минусом данного стандарта в нашем случае является то, что он не применим к маломасштабным проектам, в связи с чем он не подойдет для реализации данного дипломного проекта.

Одним из основополагающих принципов в стандарте P2M японского производства являются миссия и применение в проекте инновационных технологий. При объемах работ, сотрудников и прочих возможностей для проекта библиотеки это представляется мало возможным. Если цель будет иметь место, то глубокое применение инновационных технологий не будет возможным.

Таким образом, наиболее приемлемым стандартом для автоматизации работ и применения ИКТ и новой ИС в детской библиотеке будет PMBoK. Это одно из самых распространённых пособий в мире. Его области знаний проектного управления и 5 большие подсистем проектного управления подходят как для корпораций и их управления, так и для небольших предприятий и фирм. Это существенно облегчает осознание необходимых действий при создании нового проекта.

Основным недостатком ГОСТа является его небольшой объем. Для небольшого выполнения работ и скелета проекта он может подойти, но более детального рассмотрения шагов проекта этот стандарт не предоставляет.

Microsoft Solution Framework 4 существенных недостатков не имеет при размерах предприятия для которого будет спроектировано web-приложении и разработана концепция повышения работоспособности коллектива.

Информационные системы

С постоянно возрастающим количеством информации стала все больше цениться работа людей, способных проработать определенные БП. А работа с детальной обработкой массивов данных все больше переход под власть машин. В больших количествах они лучше отслеживают возможные ошибки, не говоря о том, что любая обработка происходит в сотни, а то и тысячи раз быстрее и надежнее.

Понятие самой информационной системы напрямую связано с информационными технологиями, а это совокупность сбора, распространения, обработки и хранения информации и баз данных. ИС непосредственно представляет обрабатываемые потоки данных с информации, физические технические средства, как ЭВМ и ПК. Но и техническую обработку информации с помощью ПО и различных вспомогательных программ для её расшифровки и использования доступным образом пользователю.

На данный момент времени существуют 6 основных видов корпоративных ИС, которые обеспечивают полноценную работу большинства предприятий в мире:

• ERP система, поддерживающая учет и планирование ресурсов предприятий
• CRM система, направленная на прямое взаимодействие с клиентами
• SCM система отвечает за управление цепочками снабжения
• MES система, обеспечивающая управление производственными процессами
• APS система, предназначенная для синхронизированного планирование на производстве
• BI система необходима для получения неких конечных результатов по отчетам. Системы этого типа ведут хранение, интеграцию и анализ данных

Выбор информационной системы для проектирования web-приложения.

Чтобы разрабатывать динамичную среду необходимо определиться с конкретной информационной системой, которую будут дорабатывать под бизнес-процессы библиотек.

Основными важными показателями будут Q, которые будут переведены в сумму. Наиболее подходящая система должна иметь максимальное количество баллов.

• Платная ИС (Q1). Q1={2,1,0}, где 2 – бесплатное скачивание, 1 – до 10000 рублей, 0 – более 10000 рублей за скачивание.
• Платное улучшение версии (Q2). Q2={2,1,0}, где (2 – бесплатная доработка, 1 – до 1000 рублей за одного пользователя в месяц, 0 – более 1000 рублей за пользователя в месяц /не имеет улучшений версий.

Корпоративный чат (Q3). Q3={1,0}, где 1 – есть, 0 – нет.

Хранение файлов и архивов (Q4). Q4={1,0}, где 1 – есть, 0 – нет.

Применение (Q5). Q5={2,1,0}, где 2 – для небольших компаний и личного использования, 1 – для средних, 0 – для больших корпораций.

Интеграция с другими приложениями (Q6). Q6={1,0}, где 1 – возможна интеграция с другими приложениями, 0 – невозможна интеграция, имеет очень неустойчивые связи.

Русскоязычная версия программы (Q7). Q7={1,0}, где 1 – есть, 0 – нет.

Возможность распространения материалов вне сотрудников (Q8). Q8={1,0}, где 1 – есть, 0 – нет.

Постановка сроков исполнения (Q9). Q9={1,0}, где 1 – есть, 0 – нет.

Распределение баллов по каждому стандарту приведено в таблице 2.

Таблица 2 «Выбор ИС для использования в библиотеке»

Ни одна из ИС не набрала максимальных 12 баллов, а это означает то, что необходимо прибегнуть к разработке собственной системы. Новое web-приложение должно быть простым и понятным пользователям в использовании, так как большинство тех, кто будет с ней работать не имеют большого опыта работы с различными приложениями, и им будет сложно осваивать новый продукт, тем более настраивать под себя.

Bitrix в масштабах работы библиотек будет максимально не выгодным как в плане финансовых трат, так и освоения всеми пользователями.

Slack тоже имеет недостатки – первая причина из которых стоимость увеличения сохранения файлов и сообщений (около 1400 рублей за пользователя), второй является сложности с владением иностранными языками, третьей является неудобное хранение файлов и документов.

Google One прекрасный помощник в хранении файлов, имеет полную интеграцию с календарём, однако форма общения возможно только через почту от сервиса Google.

Trello также удобно в плане постановки задач, но не имеет единого хранения документов – только по задачам, а также нет возможности вести прямой чат с коллегами. Это возможно делать только в комментариях под каждой конкретной задачей на доске.

Основные функции, которые должна иметь система:

• Возможность коммуникации пользователей внутри системы, но также и с внешними сторонниками (арендаторами)
• Хранить документы и отчеты в едином упорядоченном архиве, который должен будет настраиваться под библиотеку
• Интерфейс должен быть на русском языке
• Обязательный календарь и установление на различные задачи конечных сроков исполнения.
• Написание на языке программирования, который будет достаточно распространен и не возникнет проблем с поиском специалиста по созданию данного приложения.
• Преобразование данных из заявок в договоры с партнёрами и карточки мероприятий.

Заключение

Детально ознакомившись с различными ИС и сферами их применения, были сделаны следующие итоги для реализации проекта по автоматизации проектной и партнерской деятельности библиотек:

• Проектирование и разработка собственного web-приложения для сферы образования и культуры.
• Соединение всей необходимой информации про организацию.
• Адаптация стандарта проектного управления MSF под конкретную организацию.

Все вышесказанные утверждения будут полезны сотрудникам библиотек, так как средний возраст библиотекаря составляет 48 лет, а средний стаж работы на месте около 13,5 лет. Эта статистика показывает, что людям достаточно сложно привыкать ко множеству разных приложений и программ, где по-разному называются документы, совершенно разный интерфейс, а также использование английского языка. Для повышения эффективности работы сотрудников, системы мониторинга работы внутри организации будет необходимо данное приложение. Так же не стоит забыть о курсе развития библиотек в пространство для культурно-досуговой деятельности жителей городов, и непосредственное улучшение работы с потенциальными партнёрами.

Реализация и внедрение смогут повысить эффективность работы сотрудников, привлечь новых пользователей, сократить время на выполнение стандартных задач. На данном этапе работы множество полезных контактов партнёров теряются, а задачи с ограниченным сроком исполнения не могут выполниться в срок из-за отсутствия сотрудников, ответственных за конкретное действие. Вследствие чего работы распределяются на персонал не нормировано из-за чего работоспособность падает. А потенциальные партнёры не могут своевременно получать необходимую информацию об условия аренды и партнёрских взаимодействиях.